Kamis, 15 Mei 2014

DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI

DIMINESI STRUKTUR ORGANISASI
1.    Dimensi struktur organisasiStruktur organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian organisasi. Pada organisasi formal struktur direncanakan dan merupakan usaha sengaja untuk menetapkan pola hubungan antara berbagai komponen, sehingga dapat mencapai sasaran secara efektif. Sedangkan pada organisasi informal, struktur organisasi adalah aspek sistem yang tidak direncanakan dan timbul secara spontan akibat interaksi peserta.
Struktur organisasi-organisasi memberikan kerangka yang menghubungkan wewenang karena struktur merupakan penetapan dan penghubung antar posisi para anggota organisasi. Jika seseorang memiliki suatu wewenang, maka dia harus dapat mempertanggungjawabkan wewenangnya tersebut.
Pada umumnya orang akan menganggap struktur sama dengan desain organisasi. Sesungguhnya desain organisasi merupakan proses perkembangan hubungan dan penciptaan struktur untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi struktur merupakan hasil dari proses desain. Proses desain merupakan suatu kegiatan yang bersifat kontinu dan dirancang oleh manajer. Apapun bentuk atau hasil dari proses desain tersebut, para perancang desain organisasi harus merancang sebuah organisasi yang dapat membuat organisasi tersebut tetap bertahan hidup. Selain itu pemilihan desain organisasi tersebut akan menentukan besar kecilnya organisasi.Setiap ukuran organisasi akan memberikan keuntungan masing-masing, namun diharapkan tercapainya tujuan organisasi dan juga eksistensi dari organisasi.

 2.      Tiga Dimensi Struktur Organisasi
    A.    Kompleksitas
Mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis.
Diferensiasi :
     Diffrensiasi horizontal,  merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggota, sifat dari tugas yang dilaksanakan, dan tingkat pendidikan dan pelatihannya.
Spesialisasi adalah pengelompokkan aktivitas tertentu yang dilakukan satu individu.
Spesialisasi fungsional = pembagian kerja.
Spesialisasi social =  individunya yang dispesialisasi

Departementalisasi : cara organisasi secara khas mengkoordiinasikan aktivitas yang telah dideferensiasi secara horizontal. Misal : Berdasarkan fungsi; geografis;produk; proses
    Diffrensiasi vertical,  merujuk pada kedalaman struktur
Misal : organisasi berbentuk tall atau flat, tergantung dari rentang kendali (span of control)
    Diferensiasi Spasial,  tingkat sejauh mana lokasi dari kantor,pabrik, dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis.
    B.  Formalisasi
Formalisasi, yaitu sejauh mana organisasi menyandarkan dirinya pada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya.
Keuntungan adanya standarisasi :
·         Standarisasi perilaku akan mengurangi keanekaragaman
·         Memudahkan koordinasi
·         Adanya penghematan

Formalisasi :
a.       Bersifat eksternal bagi pegawai, peraturan, prosedur, dan aturan ditetapkan   secara terinci,     dikodifikasi, & dilaksanakan  melalui pengawasan langsunng.
b.      Perilaku yang diinternalkan, melalui nilai, norma.
Teknik-teknik Formalisasi
o   Seleksi
o   Persyaratan peran
o   Peraturan, prosedur, dan kebijaksanaan.
o   Pelatihan
o   Ritual.
    C.     Sentralisasi
Sentralisasi, tingkat di mana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik  tunggal di dalam organisasi
Hambatan sentralisasi :
o   Hanya memperhatikan struktur formal.
o   Memperhatikan kebebasan dalam pengambilan keputusan.
o   Konsentrasi pada seseorang, unit atau tingkat.
o   Kontrol dari top manajemen, tetapi keputusan tetap terletak pada anggota tingkat rendah.
Keuntungan desentralisasi :
o   setiap manajer mempunyai keterbatasan terhadap jumlah informasi
o   Dapat menanggapi perubahan dengan cepat.
o   Memberi masukan lebih rinci bagi pengambil keputusan.
o   Memotivasi pegawai untuk memberi kesempatan dlm pengambilan keputusan.
o   Memberi peluang pelatihan bagi manajer tingkat rendah.
Keuntungan sentralisasi :
o   Keputusan komprehensif yang akan diambil.
o   Penghematan dan lebih efektif

3.      Empat keputusan Manajerial
Empat keputusan manajerial yaitu:
    Keputusan terprogram (programmed decision)
    Keputusan yang dibuat untuk menangani situasi / masalah yang cukup sering terjadi, sehinnga pembuat keputusan dapat membuat aturan-aturan pembuatan keputusan untuk diterapkan di masa depan. Misalnya keputusan untuk memesan persediaan ketika persediaan berada pada level tertentu.
    2. Keputusan tidak terprogram (nonprogrammed decision)
    Keputusan yang dibuat dalam menanggapi situasi yang unik, tidak familier dan tidak terstruktur serta menimbulkan konsekuensi-konsekuensi penting bagi organisasi.banyak keputusan tidak terprogram melibatkan perencanaan strategis, karena ketidakpastiannya begitu besar dan keputusan merupakan hal yang sangat kompleks.
    Kepastian , resiko, ketidakpastian dan ambiguitas
    Kepastian (certainly)Ø
    Terjadi jika ionformasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan tersedia dengan lengkap. Para manager memiliki informasi mengenai kondisi biaya operasi, biaya, batasan-batasan sumber daya, dari masing-masing tindakan serta kemungkinan perolehan hasil yang akan diperoleh
    Ø Resiko (risk)
    Terjadi apabila sebuah keputusan memiliki sasaran yang jelas dan didasarkan pada informasi yang baik, namun konsekuensi masa depan dari masing-masing alternative keputusan tidak pasti. Analisis statistic dapat digunakan untuk mengalkulasi kemungkinan keberhasilan atau kegagalan. Ukuran resiko dapat mengidentifikasikan kemungkinan kegagalan suatu alternative dimasa depan.Ø Ketidakpastian (uncertainly)
    Berarti manajer mengetahui sasaran mana yang ingin diraih tetapi informasi mengenai alternative dan kejadian masa depan tidak lengkap. Manajer tidak memiliki informasi yang cukup jelas mengenai berbagai alternative atau untuk mengestimasi resikonya. Factor-faktor yang dapat mempengaruhi keputusan seperti harga, biaya produksi, volume atau tingkat suku bunga. Masa depan sulit di analisis dan diprediksi.Ø Ambiguitas (ambiquity)
    Ambiguitas selama ini dianggap sebagai situasi keputusan tersulit yang harus dilakukan. Ambiguitas memiliki arti bahwa sasaran-sasaran yang harus diraih/masalah yang harus dilakukan tidak  jelas.

 4.      Dimensi Struktur Organisasi
Dalam kasus-kasus tertentu, ahli organisasi menggunakan pengukuran-pengukuran untuk  menjelaskan dimensi-dimensi dalam organisasi, diantaranya adalah :
    Ukuran : jumlah anggota dalam organisasi.
    Komponen administratif : persentase total jumlah anggota yang menjalankan tugas tanggung jawab administratif.
    Rentang kendali : jumlah bawahan yang menjadi yanggung jawab seorang manajer.
    Spesialisasi : jumlah kekhususan yang dilakukan dalam organisasi.
    Standardiasai : adanya prosedur-prosedur untuk mengatur peristiwa yang berulang.
    Formalisasi : sejauh mana aturan-aturan dan komunikasi yang dilakukan secara tertulis.
    Sentralisasi : konsentrasi wewenang pengambilan keputusan.
    Kompleksitas : jumlah diferensiasi vertikal, jumlah unit atau departemen.
    Delegasi wewenang : rasio antara jumlah keputusan manajerial spesifik yang didelegasikan pucuk     pimpinan, dan jumlah yang diputuskan sendiri.
    Integrasi : kualitas kerja sama diantara unit-unit yang dibutuhkan untuk menyatukan tujuan, atau rencana-rencana dan umpan balik yang digunakan untuk mengkoordinasikan unit-unit.
    Diferensiasi : jumlah fungsi-fungsi khusus yang dijalankan dalam organisasi, atau perbedaan dalam orientasi kognitif dan emosional diantara pada menejer dari departemen yang berbeda.

    5.      Model Desain Organisasi
    1.       Model organisasi mekanistik
Yaitu model yang menekankan pentingnya mencapai produksi dan efisiensi tingkat tinggi. Henry Fayol mengajukan sejumlah prinsip yang berkaitan dengan fungi pimpinan untuk mengorganisasi dan empat diantaranya berhubungan dengan pemahaman model mekanistik yaitu:
    Prinsip Spesialisasi yaitu merupakan sarana terbaik untuk mendayagunakan tenaga individu dan kelompok.
    Prinsip Kesatuan Arah yaitu semua pekerjaan harus dikelompokkan berdasarkan keahlian.
    Prinsip Wewenang dan Tanggung jawab yaitu manager harus mendapat pendelegasian wewenang yang cukup untuk melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
    Prinsip Rantai Skalar yaitu hasil alami dari pelaksanaan ketiga prinsip sebelumnya adalah rantai tingkatan manajer dari peringkat wewenang paling tinggi sampai dengan peringkat paling rendah. Rantai scalar adalah jalur keseluruhan komunikasi vertical dalam sebuah organisasi.
2.  Model Organik
Yaitu menekankan pada pentingnya mencapai keadaptasian dan perkembangan tingkat tinggi. Desain organisasi ini kurang mengandalkan peraturan dan prosedur, wewenang yang disentralisasikan atau spesialisas yang tinggi.
Model organik desain organisasi merupakan kontars dari model mekanistik. Karakteristik dan praktek organisasi yang mendasari model organik sama sekali berbeda dari karakteristik dan praktek yang mendasari model mekanistik. Perbedaan yang paling mencolok antara kedua model itu berasal dari criteria keefektifan yang berbeda yang ingin diusahakan sebesar-besarnya oleh masing-masing model. Jika model mekanistik berusaha untuk mencapai efisiensi dan produksi secara maksimum, maka model organik berusaha untuk mencapai keluwesan dan keadaptasian yang maksimum. Organisasi organik bersifat luwes dan dapat beradaptasi dengan tuntutan perubahan lingkungan karena desain organisasinya mendorong untuk lebih mendayagunakan potensi manusia.

    6.      Faktor Penting dalam Mendesain Organisasi
Desain organisasi telah menjadi inti kerja manajerial karena usaha-usaha sebelumnya untuk mengembangkan teori manajemen. Kepentingan keputusan desain telah menstimulasi minat yang besar atas topik bahasan. Manajer dan pakar teori perilaku organisasi dan peneliti telah berkontribusi terhadap apa yang disebut sebagai bahan bacaan yang dapat dipertimbangkan. Manajer yang menghadapi perlunya mendesain struktur organisasi adalah pada posisi kehilangan ide. Sangat berbeda, bahan desain organisasi telah mempunyai sejumlah ide yang menimbulkan konflik yakni bagaimana suatu organisasi didesain mengoptimalkan efektivitas

Cara manajemen mendesain organisasi harus mengingat dimensi struktur organisasi. Bagaimana kombinasinya mempunyai dampak langsung atas efektivitas individual, kelompok dan organisasi itu sendiri. Manajer harus mempertimbangkan sejumlah faktor ketika mendesain organisasi, di antar satu yang sangat penting adalah teknologi, sifat kerja itu sendiri, karakteristik orang yang melakukan kerja, tuntutan lingkungan organisasi, keperluan untuk menerima dan memproses informasi dari lingkungan tersebut, dan keseluruhan strategi yang di pilih organisasi untuk berhubungan dengan lingkungan.

DEPARTEMENTALISASI
1. Pengertian Departementalisasi
       Departementalisasi adalah proses penentuan cara bagaimana kegiatan yang dikelompokkan. Beberapa bentuk departementalisasi sebagai berikut :
1. Fungsi
2. Produk atau jasa
3. Wilayah
4. Langganan
5. Proses atau peralatan
6. Waktu
7. Pelayanan
8. Alpa – numeral
9. Proyek atau matriks

2.  Departementalisasi Fungsional
              Departentalisasi fungsional mengelompokkan fungsi – fungsi yang sama atau kegiatan – kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi.
Organisasi fungsional ini barangkali merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi. kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi- funsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi dan memungkinkan pegawai manajemen kepuncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.
pendekatan fungsional mempunyai berbagi kelemahan. struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan pada kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inofatif.
3 . Departementalisasi Divisional
              Organisasi Divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan.
Struktur organisasi divisional atas dasar produk. setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk). Divisionalisasi produk adalah pola logika yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metoda-metoda pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi.
Sturktur organisasi divisional atas dasar wilayah. Departementalisasi wilayah , kadang-kadang juga disebut depertementalisasi daerah , regional atau geografis , adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau dimana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya.

Model Desain Organisasi
Model desain organisasi dibedakan menjadi 2, yaitu :
Ø  Model Mekanistis
Menekankan pentingnya produksi dan efisiensi melalui :
• Penggunaan Ekstensif aturan dan prosedur
• Kewenangan terpusat
• Spesialisasai tenaga kerja yang tinggi

Ø  Model Organik
Menekankan pentingnya produksi dan efisiensi melalui :
• Penggunaan terbatas aturan dan prosedur
• Kewenangan terdesentralisasi
• Derajat spesialisasi yang relatif rendah

a.  Desain Struktur Mekanisme

1.  Kepemimpinan Tidak ada rasa percaya antara atasan dan bawahan
2.  Motif Hanya motif fisik, keamanan da ekonomi melalui penggunaan rasa takut dan sanksi
3.  Komunikasi Informasi mengalir kebawah dan cenderung terdistrosi, tidak akurat dan dicurigai bawahan Informasi mengalir bebas : ke atas, ke bawah dan lateral
4.  Interaksi Tertutup dan terbatas. Bawahan punya sedikit efek pada sasaran metode dan kegiatan departemen
5.  Keputusan Relatif terpusat terjadi pada puncak organisasi
6.  Penetapan Sasaran Pada puncak organisasi, mencegah partisipasi kelompok
7.   Kendali Terpusat. Menekankan penetapan kambing hitam dalam suatu kesalahan
8.  Sasaran Kinerja Rendah dan dicari dengan pasif oleh manajer, yang tidak berkomitmen mengembangkan personalia organisasi

b.  Desain Struktur Organisasi

1.  Ada rasa percaya antara atasan dan bawahan
2.  Banyak motif melalui metode partisipatif
3.  Informasinya akurat dan tidak terdistorsi
4.  Terbuka dan ekstensif. Atasan dan bawahan mampu mempengaruhi sasaran, metode dan kegiatan departemen
5.  Relatif terdenstralisasi tejadi di semua level dengan proses kelompok
6.  Mendorong partisipasi kelompok dalam penetapan tujuan
7.  Tersebar sepanjang organisasi. Menekankan kontrol-diri dan pemecahan masalah
8.  Tinggi dan dicari dengan aktif oleh atasan, yang berkomitmen mengembangkan SDM organisasi

Implikasi Manajerial
Kesimpulan nya Sebuah struktur dan desain yang efektif harus mampu mengoptimalkan kinerja baik organisasi maupun anggotanya. Hal ini bertujuan untuk tercapai apabila ada penataan tugas, aktivitas kerja dan individunya menurut cara-cara tertentu agar tujuan tercapai. Sebuah struktur dan desain yang efektif harus mampu menggunakan tipe dan jumlah dengan untuk mencapai tujuan


Sumber:

Tidak ada komentar:

Posting Komentar