DIMINESI
STRUKTUR ORGANISASI
1. Dimensi struktur organisasiStruktur
organisasi adalah pola tentang hubungan antara berbagai komponen dan bagian
organisasi. Pada organisasi formal struktur direncanakan dan merupakan usaha
sengaja untuk menetapkan pola hubungan antara berbagai komponen, sehingga dapat
mencapai sasaran secara efektif. Sedangkan pada organisasi informal, struktur
organisasi adalah aspek sistem yang tidak direncanakan dan timbul secara
spontan akibat interaksi peserta.
Struktur
organisasi-organisasi memberikan kerangka yang menghubungkan wewenang karena
struktur merupakan penetapan dan penghubung antar posisi para anggota
organisasi. Jika seseorang memiliki suatu wewenang, maka dia harus dapat
mempertanggungjawabkan wewenangnya tersebut.
Pada umumnya orang akan
menganggap struktur sama dengan desain organisasi. Sesungguhnya desain
organisasi merupakan proses perkembangan hubungan dan penciptaan struktur untuk
mencapai tujuan organisasi. Jadi struktur merupakan hasil dari proses desain.
Proses desain merupakan suatu kegiatan yang bersifat kontinu dan dirancang oleh
manajer. Apapun bentuk atau hasil dari proses desain tersebut, para perancang
desain organisasi harus merancang sebuah organisasi yang dapat membuat
organisasi tersebut tetap bertahan hidup. Selain itu pemilihan desain
organisasi tersebut akan menentukan besar kecilnya organisasi.Setiap ukuran
organisasi akan memberikan keuntungan masing-masing, namun diharapkan
tercapainya tujuan organisasi dan juga eksistensi dari organisasi.
2.
Tiga Dimensi Struktur Organisasi
A.
Kompleksitas
Mempertimbangkan
tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi termasuk di dalamnya tingkat
spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki
organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara
geografis.
Diferensiasi :
Diffrensiasi horizontal, merujuk pada tingkat diferensiasi antara
unit-unit berdasarkan orientasi para anggota, sifat dari tugas yang
dilaksanakan, dan tingkat pendidikan dan pelatihannya.
Spesialisasi adalah
pengelompokkan aktivitas tertentu yang dilakukan satu individu.
Spesialisasi fungsional
= pembagian kerja.
Spesialisasi social
= individunya yang dispesialisasi
Departementalisasi :
cara organisasi secara khas mengkoordiinasikan aktivitas yang telah
dideferensiasi secara horizontal. Misal : Berdasarkan fungsi; geografis;produk;
proses
Diffrensiasi vertical, merujuk pada kedalaman struktur
Misal : organisasi
berbentuk tall atau flat, tergantung dari rentang kendali (span of control)
Diferensiasi Spasial, tingkat sejauh mana lokasi dari
kantor,pabrik, dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis.
B.
Formalisasi
Formalisasi, yaitu
sejauh mana organisasi menyandarkan dirinya pada peraturan dan prosedur untuk
mengatur perilaku dari para pegawainya.
Keuntungan adanya
standarisasi :
·
Standarisasi perilaku akan mengurangi
keanekaragaman
·
Memudahkan koordinasi
·
Adanya penghematan
Formalisasi :
a.
Bersifat eksternal bagi pegawai,
peraturan, prosedur, dan aturan ditetapkan
secara terinci, dikodifikasi,
& dilaksanakan melalui pengawasan
langsunng.
b.
Perilaku yang diinternalkan, melalui
nilai, norma.
Teknik-teknik
Formalisasi
o
Seleksi
o
Persyaratan peran
o
Peraturan, prosedur, dan kebijaksanaan.
o
Pelatihan
o
Ritual.
C.
Sentralisasi
Sentralisasi, tingkat
di mana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam organisasi
Hambatan sentralisasi :
o
Hanya memperhatikan struktur formal.
o
Memperhatikan kebebasan dalam
pengambilan keputusan.
o
Konsentrasi pada seseorang, unit atau
tingkat.
o
Kontrol dari top manajemen, tetapi
keputusan tetap terletak pada anggota tingkat rendah.
Keuntungan
desentralisasi :
o
setiap manajer mempunyai keterbatasan
terhadap jumlah informasi
o
Dapat menanggapi perubahan dengan cepat.
o
Memberi masukan lebih rinci bagi
pengambil keputusan.
o
Memotivasi pegawai untuk memberi
kesempatan dlm pengambilan keputusan.
o
Memberi peluang pelatihan bagi manajer
tingkat rendah.
Keuntungan sentralisasi
:
o
Keputusan komprehensif yang akan
diambil.
o
Penghematan dan lebih efektif
3. Empat keputusan Manajerial
Empat keputusan
manajerial yaitu:
Keputusan terprogram (programmed decision)
Keputusan yang dibuat untuk menangani
situasi / masalah yang cukup sering terjadi, sehinnga pembuat keputusan dapat
membuat aturan-aturan pembuatan keputusan untuk diterapkan di masa depan.
Misalnya keputusan untuk memesan persediaan ketika persediaan berada pada level
tertentu.
2. Keputusan tidak terprogram
(nonprogrammed decision)
Keputusan yang dibuat dalam menanggapi
situasi yang unik, tidak familier dan tidak terstruktur serta menimbulkan
konsekuensi-konsekuensi penting bagi organisasi.banyak keputusan tidak
terprogram melibatkan perencanaan strategis, karena ketidakpastiannya begitu
besar dan keputusan merupakan hal yang sangat kompleks.
Kepastian , resiko, ketidakpastian dan
ambiguitas
Kepastian (certainly)Ø
Terjadi jika ionformasi yang dibutuhkan
untuk pengambilan keputusan tersedia dengan lengkap. Para manager memiliki
informasi mengenai kondisi biaya operasi, biaya, batasan-batasan sumber daya,
dari masing-masing tindakan serta kemungkinan perolehan hasil yang akan
diperoleh
Ø Resiko (risk)
Terjadi apabila sebuah keputusan memiliki
sasaran yang jelas dan didasarkan pada informasi yang baik, namun konsekuensi
masa depan dari masing-masing alternative keputusan tidak pasti. Analisis
statistic dapat digunakan untuk mengalkulasi kemungkinan keberhasilan atau
kegagalan. Ukuran resiko dapat mengidentifikasikan kemungkinan kegagalan suatu
alternative dimasa depan.Ø Ketidakpastian (uncertainly)
Berarti manajer mengetahui sasaran mana
yang ingin diraih tetapi informasi mengenai alternative dan kejadian masa depan
tidak lengkap. Manajer tidak memiliki informasi yang cukup jelas mengenai
berbagai alternative atau untuk mengestimasi resikonya. Factor-faktor yang
dapat mempengaruhi keputusan seperti harga, biaya produksi, volume atau tingkat
suku bunga. Masa depan sulit di analisis dan diprediksi.Ø Ambiguitas
(ambiquity)
Ambiguitas selama ini dianggap sebagai
situasi keputusan tersulit yang harus dilakukan. Ambiguitas memiliki arti bahwa
sasaran-sasaran yang harus diraih/masalah yang harus dilakukan tidak jelas.
4.
Dimensi Struktur Organisasi
Dalam kasus-kasus
tertentu, ahli organisasi menggunakan pengukuran-pengukuran untuk menjelaskan dimensi-dimensi dalam organisasi,
diantaranya adalah :
Ukuran : jumlah anggota dalam organisasi.
Komponen administratif : persentase total
jumlah anggota yang menjalankan tugas tanggung jawab administratif.
Rentang kendali : jumlah bawahan yang
menjadi yanggung jawab seorang manajer.
Spesialisasi : jumlah kekhususan yang
dilakukan dalam organisasi.
Standardiasai : adanya prosedur-prosedur
untuk mengatur peristiwa yang berulang.
Formalisasi : sejauh mana aturan-aturan dan
komunikasi yang dilakukan secara tertulis.
Sentralisasi : konsentrasi wewenang
pengambilan keputusan.
Kompleksitas : jumlah diferensiasi
vertikal, jumlah unit atau departemen.
Delegasi wewenang : rasio antara jumlah
keputusan manajerial spesifik yang didelegasikan pucuk pimpinan, dan jumlah yang diputuskan
sendiri.
Integrasi : kualitas kerja sama diantara
unit-unit yang dibutuhkan untuk menyatukan tujuan, atau rencana-rencana dan
umpan balik yang digunakan untuk mengkoordinasikan unit-unit.
Diferensiasi : jumlah fungsi-fungsi khusus
yang dijalankan dalam organisasi, atau perbedaan dalam orientasi kognitif dan
emosional diantara pada menejer dari departemen yang berbeda.
5.
Model Desain Organisasi
1.
Model organisasi mekanistik
Yaitu model yang
menekankan pentingnya mencapai produksi dan efisiensi tingkat tinggi. Henry
Fayol mengajukan sejumlah prinsip yang berkaitan dengan fungi pimpinan untuk
mengorganisasi dan empat diantaranya berhubungan dengan pemahaman model
mekanistik yaitu:
Prinsip Spesialisasi yaitu merupakan sarana
terbaik untuk mendayagunakan tenaga individu dan kelompok.
Prinsip Kesatuan Arah yaitu semua pekerjaan
harus dikelompokkan berdasarkan keahlian.
Prinsip Wewenang dan Tanggung jawab yaitu
manager harus mendapat pendelegasian wewenang yang cukup untuk melaksanakan
tanggung jawab yang dibebankan kepadanya.
Prinsip Rantai Skalar yaitu hasil alami
dari pelaksanaan ketiga prinsip sebelumnya adalah rantai tingkatan manajer dari
peringkat wewenang paling tinggi sampai dengan peringkat paling rendah. Rantai
scalar adalah jalur keseluruhan komunikasi vertical dalam sebuah organisasi.
2. Model Organik
Yaitu menekankan pada
pentingnya mencapai keadaptasian dan perkembangan tingkat tinggi. Desain
organisasi ini kurang mengandalkan peraturan dan prosedur, wewenang yang
disentralisasikan atau spesialisas yang tinggi.
Model organik desain
organisasi merupakan kontars dari model mekanistik. Karakteristik dan praktek
organisasi yang mendasari model organik sama sekali berbeda dari karakteristik
dan praktek yang mendasari model mekanistik. Perbedaan yang paling mencolok antara
kedua model itu berasal dari criteria keefektifan yang berbeda yang ingin
diusahakan sebesar-besarnya oleh masing-masing model. Jika model mekanistik
berusaha untuk mencapai efisiensi dan produksi secara maksimum, maka model
organik berusaha untuk mencapai keluwesan dan keadaptasian yang maksimum.
Organisasi organik bersifat luwes dan dapat beradaptasi dengan tuntutan
perubahan lingkungan karena desain organisasinya mendorong untuk lebih
mendayagunakan potensi manusia.
6.
Faktor Penting dalam Mendesain Organisasi
Desain organisasi telah
menjadi inti kerja manajerial karena usaha-usaha sebelumnya untuk mengembangkan
teori manajemen. Kepentingan keputusan desain telah menstimulasi minat yang
besar atas topik bahasan. Manajer dan pakar teori perilaku organisasi dan
peneliti telah berkontribusi terhadap apa yang disebut sebagai bahan bacaan
yang dapat dipertimbangkan. Manajer yang menghadapi perlunya mendesain struktur
organisasi adalah pada posisi kehilangan ide. Sangat berbeda, bahan desain organisasi
telah mempunyai sejumlah ide yang menimbulkan konflik yakni bagaimana suatu
organisasi didesain mengoptimalkan efektivitas
Cara manajemen
mendesain organisasi harus mengingat dimensi struktur organisasi. Bagaimana
kombinasinya mempunyai dampak langsung atas efektivitas individual, kelompok
dan organisasi itu sendiri. Manajer harus mempertimbangkan sejumlah faktor
ketika mendesain organisasi, di antar satu yang sangat penting adalah
teknologi, sifat kerja itu sendiri, karakteristik orang yang melakukan kerja,
tuntutan lingkungan organisasi, keperluan untuk menerima dan memproses
informasi dari lingkungan tersebut, dan keseluruhan strategi yang di pilih
organisasi untuk berhubungan dengan lingkungan.
DEPARTEMENTALISASI
1. Pengertian
Departementalisasi
Departementalisasi adalah proses
penentuan cara bagaimana kegiatan yang dikelompokkan. Beberapa bentuk
departementalisasi sebagai berikut :
1. Fungsi
2. Produk atau jasa
3. Wilayah
4. Langganan
5. Proses atau
peralatan
6. Waktu
7. Pelayanan
8. Alpa – numeral
9. Proyek atau matriks
2. Departementalisasi Fungsional
Departentalisasi fungsional
mengelompokkan fungsi – fungsi yang sama atau kegiatan – kegiatan sejenis untuk
membentuk suatu satuan organisasi.
Organisasi fungsional
ini barangkali merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar
departementalisasi. kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa
pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi- funsi utama, menciptakan
efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi dan memungkinkan
pegawai manajemen kepuncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.
pendekatan fungsional
mempunyai berbagi kelemahan. struktur fungsional dapat menciptakan konflik
antar fungsi-fungsi, menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang
berurutan pada kepentingan tugas-tugasnya, dan menyebabkan para anggota
berpandangan lebih sempit serta kurang inofatif.
3 . Departementalisasi
Divisional
Organisasi Divisional dapat
mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis),
langganan, dan proses atau peralatan.
Struktur organisasi
divisional atas dasar produk. setiap departemen bertanggung jawab atas suatu
produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk). Divisionalisasi
produk adalah pola logika yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai
teknologi pemrosesan dan metoda-metoda pemasaran yang sangat berbeda satu
dengan yang lain dalam organisasi.
Sturktur organisasi
divisional atas dasar wilayah. Departementalisasi wilayah , kadang-kadang juga
disebut depertementalisasi daerah , regional atau geografis , adalah
pengelompokkan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau
dimana satuan-satuan organisasi menjalankan usahanya.
Model
Desain Organisasi
Model desain organisasi
dibedakan menjadi 2, yaitu :
Ø Model
Mekanistis
Menekankan pentingnya
produksi dan efisiensi melalui :
• Penggunaan Ekstensif
aturan dan prosedur
• Kewenangan terpusat
• Spesialisasai tenaga
kerja yang tinggi
Ø Model
Organik
Menekankan pentingnya
produksi dan efisiensi melalui :
• Penggunaan terbatas
aturan dan prosedur
• Kewenangan
terdesentralisasi
• Derajat spesialisasi
yang relatif rendah
a. Desain Struktur Mekanisme
1. Kepemimpinan Tidak ada rasa percaya antara
atasan dan bawahan
2. Motif Hanya motif fisik, keamanan da ekonomi
melalui penggunaan rasa takut dan sanksi
3. Komunikasi Informasi mengalir kebawah dan
cenderung terdistrosi, tidak akurat dan dicurigai bawahan Informasi mengalir
bebas : ke atas, ke bawah dan lateral
4. Interaksi Tertutup dan terbatas. Bawahan
punya sedikit efek pada sasaran metode dan kegiatan departemen
5. Keputusan Relatif terpusat terjadi pada
puncak organisasi
6. Penetapan Sasaran Pada puncak organisasi,
mencegah partisipasi kelompok
7. Kendali Terpusat. Menekankan penetapan
kambing hitam dalam suatu kesalahan
8. Sasaran Kinerja Rendah dan dicari dengan
pasif oleh manajer, yang tidak berkomitmen mengembangkan personalia organisasi
b. Desain Struktur Organisasi
1. Ada rasa percaya antara atasan dan bawahan
2. Banyak motif melalui metode partisipatif
3. Informasinya akurat dan tidak terdistorsi
4. Terbuka dan ekstensif. Atasan dan bawahan
mampu mempengaruhi sasaran, metode dan kegiatan departemen
5. Relatif terdenstralisasi tejadi di semua
level dengan proses kelompok
6. Mendorong partisipasi kelompok dalam
penetapan tujuan
7. Tersebar sepanjang organisasi. Menekankan
kontrol-diri dan pemecahan masalah
8. Tinggi dan dicari dengan aktif oleh atasan,
yang berkomitmen mengembangkan SDM organisasi
Implikasi
Manajerial
Kesimpulan nya Sebuah
struktur dan desain yang efektif harus mampu mengoptimalkan kinerja baik
organisasi maupun anggotanya. Hal ini bertujuan untuk tercapai apabila ada
penataan tugas, aktivitas kerja dan individunya menurut cara-cara tertentu agar
tujuan tercapai. Sebuah struktur dan desain yang efektif harus mampu
menggunakan tipe dan jumlah dengan untuk mencapai tujuan
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar